Checklist: beurs

maandag 21 augustus 2017

Een effectieve en resultaatgerichte beursdeelname is meer dan een ad hoc gebeurtenis. Een beurs maakt deel uit van de communicatiemix en moet passen bij de bedrijfsdoelstellingen. Deze checklist helpt u op weg om deelname aan een beurs goed te organiseren. Uiteraard is dit geen vaste lijst, ieder bedrijf en iedere beurs is anders.

Voorbereiding

vinkjeEen goede voorbereiding is het halve werk, dat geldt ook voor een beursdeelname. Door in de voorbereiding na te denken over wat u wilt bereiken met de beurs en hoe, vereenvoudigt de praktische organisatie van de beurs. Zorg ervoor dat deze voorbereiding ruim voor de beurs afgerond is, zodat u tijd genoeg heeft om de stand, standbemanning en promotie te regelen.

Activiteiten:

  • doelstellingen bepalen van de beursdeelname. Probeer dit zo concreet mogelijk vast te stellen, bijvoorbeeld aan de hand van het aantal gesprekken of het aantal verkochte producten;
  • relevante doelgroepen vaststellen, dus wie wilt u spreken? Bekijk hiervoor andere deelnemende bedrijven en het profiel van beursbezoekers;
  • te presenteren producten en activiteiten vaststellen. Houdt hier uiteraard rekening met de doelstellingen en doelgroepen;
  • begroting opstellen.

Stand

vinkjeDe stand is hetgeen dat op een beurs de aandacht trekt. Een stand die past bij de organisatie en doelstellingen is essentieel. Een eerste indruk maak je immers geen tweede keer. Zorg dus dat de stand herkenbaar is voor de organisatie en aansluit op de geformuleerde doelstellingen.

Activiteiten:

  • standruimte en -locatie bepalen. Kies het benodigde oppervlakte en de locatie van de stand. Houd hierbij rekening met locaties van stands van klanten en concurrenten;
  • standontwerp en standindeling uitwerken;
  • huur van voorzieningen, inrichting en apparatuur;
  • decoratie regelen;
  • transport van de stand en materialen regelen;
  • registratiesysteem voor standbezoekers regelen;
  • verzekering afsluiten;
  • catering regelen.

Standbemanning

vinkjeDe standbemanning vormt het visitekaartje van uw bedrijf. Zorg er daarom voor dat de standbemanning representatief is en weet wat er van hen wordt verwacht om de doelstellingen te realiseren.

Activiteiten:

  • draaiboek opstellen voor beursdagen: wie doet wat? Werk dit zo concreet mogelijk uit met een planning en lijst van contactpersonen;
  • standbemanning regelen, ook het verblijf en het vervoer;
  • standbemanning briefen over doelstellingen, kledingvoorschriften en huisregels.

Communicatie

vinkjeEen beursbezoek wordt pas effectief door het inzetten van promotie vooraf en tijdens de beurs. Op die manier maakt u uw deelname aan de beurs zichtbaar voor klanten die u wilt spreken en weet u tijdens de beurs de aandacht te trekken voor uw stand.

Activiteiten:

  • herkenbare stand in huisstijl;
  • communicatie op de stand, bijvoorbeeld presentatiemateriaal en een bedrijfsfilm;
  • vermelding in beurscatalogus, website en andere promotiemogelijkheden verzorgd door de beursorganisatie;
  • mediaplan opstellen voor relevante vakbladen en websites;
  • relaties uitnodigen;
  • vermeldingen via eigen website en social media kanalen. Geef ook iemand de verantwoordelijkheid om tijdens de beurs de website en social media kanalen bij te werken;
  • sprekers inzetten voor seminars en lezingen tijdens de beurs;
  • speciale demonstraties organiseren op de beursstand;
  • relatiegeschenken bestellen, alsmede weggeefartikelen voor op beurs.

Opvolging

vinkjeAls de beurs heeft plaatsgevonden is het minstens zo belangrijk om aandacht te besteden aan de opvolging om te bekijken wat de beurs heeft opgeleverd en vooral ook hoe de organisatie verliep. Deze opvolging wordt helaas vaak vergeten.

Activiteiten:

  • follow-up van opgedane beurscontacten;
  • sprekers, standbemanning en leveranciers bedanken;
  • beursdeelname evalueren. Zijn de doelstellingen behaald, hoe verliep de organisatie? Stel verbeterpunten op ter voorbereiding van toekomstige beurzen;
  • berichtgeving over de deelname aan de beurs, bijvoorbeeld over het gelanceerde product.

Naar het overzicht van blog berichten