Checklist: De organisatie van een klantevent, hoe doe ik dat?

donderdag 15 december 2016

Een jubileum, uitbreiding of de opening van een nieuwe vestiging zijn niet alleen mijlpalen om trots op te zijn, het zijn ook allemaal kansen om het bedrijf extra onder de aandacht te brengen bij relaties, leveranciers en klanten. Eén van de mogelijkheden om dit te doen is het organiseren van een klantevent. Maar uiteraard is een klantevent ook voor andere doeleinden inzetbaar, denk hierbij aan de lancering van een nieuw product. Waar moet je aan denken bij de organisatie van een klantevent? Wij geven graag een aantal tips! 

vinkjeHet doel

Begin bij het begin en definieer wat het doel van het klantevent is. Veelal is het gelinkt aan het genereren van extra aandacht voor het bedrijf of de organisatie bij relaties, leveranciers en klanten. Daarnaast is het belangrijk om te bepalen wanneer het klantevent voor jou geslaagd is. Zijn dit het aantal klanten dat het event bezoekt of is het zelfs te linken aan het aantal leads voorkomend uit dit event? 

 

vinkjeBepalen concept en thema

Het concept en thema van een klantevent zijn de basis voor het verder uitdenken van de inhoud van het event en de bijbehorende communicatie-uitingen. Zijn er specifieke elementen van het bedrijf die je onder de aandacht wilt brengen? 

Het thema is de kapstok waaraan het event wordt opgehangen. Creativiteit en originaliteit zijn belangrijk bij het bedenken van het concept en thema, verlies echter niet jouw core business en doelgroep uit het oog. Er moet altijd een duidelijke link zijn tussen het thema en het bedrijf, zodat het waarde toevoegt in plaats van de boodschap vertroebelt. 

 

vinkjeProgramma en samenstellen draaiboek

De inhoud van het programma van het klantevent draagt bij aan de aantrekkelijkheid om het klantevent te bezoeken. Verplaats je, bij het bepalen van het programma, ook in jouw relatie, leverancier of klant. Waarom of waarvoor bezoeken zij het klantevent? Is een speciale gast onderdeel van het programma? Een visionair op het vakgebied maakt het klantevent extra aantrekkelijk. Denk na of een moderator gewenst is, zo ben je als organisator ontzorgd, kun je optimaal van het event genieten en uiteraard netwerken.

Een draaiboek is absoluut noodzakelijk en omschrijft welke acties moeten worden opgepakt, wie ze gaat uitvoeren en wat de deadline is. Op deze manier heb je in een overzicht alles bij elkaar staan en is het mogelijk om taken te verdelen. Het draaiboek heeft betrekking op de voorbereiding, het klantevent zelf en ook de nazorg. 

 

vinkjeCommunicatiemomenten bepalen 

Rondom een klantevent zijn meerdere communicatiemomenten mogelijk. Natuurlijk de uitnodiging zelf, die meestal 6 weken van te voren gestuurd wordt. Daarna volgt er een herinnering, ongeveer 2 weken voordat het event plaatsvindt. Uiteraard kan je het klantevent ook via andere communicatiekanalen aankondigen, denk hierbij aan LinkedIn of andere Social Media. En vergeet niet de pers, indien gewenst, uit te nodigen! Na afloop van het klantevent kun je de aanwezigen nog een presentje overhandigen. Op deze manier blijven het klantevent en boodschap beter hangen.

Vaak vergeten bedrijven dat er na het klantevent ook een contactmoment mogelijk is. Mensen bedanken voor hun komst en wellicht een vervolgafspraak maken, zijn voorbeelden hiervan.


Naar het overzicht van blog berichten