Checklist: Digitale nieuwsbrief

dinsdag 29 april 2014

U wilt uw relaties informeren over activiteiten en nieuws van uw bedrijf en u wilt dit middels een nieuwsbrief doen? De checklist helpt u op weg.

vinkjeVaststellen doelstellingen en doelgroepen

Voordat u begint is het allereerst belangrijk om de doelstellingen en doelgroepen vast te stellen.

 

  • Waarom wilt u een nieuwsbrief uitsturen? Vanuit welk organisatie- en welk communicatiedoel? Wilt u doelgroepen bijvoorbeeld informeren over nieuws, wilt u acties verspreiden of kennis delen?
  • Bepaal de doelgroepen die u wilt aanspreken. Zijn dit relaties in het algemeen of kunt u een onderverdeling maken, bijvoorbeeld naar demografische kenmerken of producten/diensten die doelgroepen bij u afgenomen hebben. Hoe specifieker u de doelgroep kunt definiëren, hoe gerichter u de doelgroep kunt aanspreken.
  • Wanneer u de doelen en doelgroepen helder heeft, kunt u de inhoud van de nieuwsbrief hier op inrichten.

vinkjeVaststellen redactieformule

Op basis van de beoogde doelgroepen en doelstellingen, stelt u eerst een redactieformule vast waarmee u uw doel bereikt, maar waarbij de content ook afgestemd is op de mogelijke interessegebieden van de beoogde doelgroepen. Het kan dus voorkomen dat u verschillende nieuwsbrieven opstelt voor verschillende doelgroepen.

  • Wat voor soort nieuwsbrief wilt u maken? Een informerende nieuwsbrief of bijvoorbeeld een actiematige nieuwsbrief?
  • In welke frequentie moet deze verschijnen? Houd hierbij rekening dat mensen er niet op zitten te wachten om dagelijks een nieuwsbrief te ontvangen.
  • Wat is de aard van de content die u wilt overbrengen en zijn er vaste rubrieken die hierbij passen? Vaste rubrieken zorgen voor herkenbaarheid en geven u tevens een richtlijn voor het vullen van de nieuwsbrief. Maak de nieuwsbrief niet te lang.
  • Hoe wilt u informatie presenteren; met eigen teksten, beelden en filmpjes of wilt u een compilatie van diverse berichtgevingen uit uw sector sturen? Denk aan verzamelnieuwsbrieven waarin diverse informatie uit een bepaalde sector gebundeld worden.
  • Zorg ervoor dat u niet teveel informatie presenteert. Indien u meer informatie wilt presenteren, maak dan een link naar uw website waar het uitgebreidere artikel te vinden is.

vinkjeToonzetting en taalgebruik

Bepaal de manier waarop u de lezer wilt aanspreken en welk taalgebruik en tone of voice hierbij pasen. Denk aan de volgende punten:

 

  • Formeel of juist informeler en amicaler? Dit komt al naar voren in de gepersonaliseerde aanhef: Geachte heer Janssens, of Hej Piet! Zoals bijvoorbeeld in de Ikea nieuwsbrief wordt gedaan.
  • Hoe spreekt u de lezer aan: met u of je en jij?
  • Wilt u met name zenden en kennis etaleren of wilt u interactie uitlokken? Gebruik dan actieve zinnen met concrete triggers voor een reactie.
  • Pas uw taalgebruik aan op de lezer, gebruik niet allemaal vakjargon die uw relatie mogelijk niet kent.
  • Gebruik in een digitale nieuwsbrief korte zinnen en presenteer de informatie overzichtelijk met bijvoorbeeld opsommingen.
  • Houd de nieuwsbrief luchtig, communiceer niet te zwaar. Wissel zware en lichtere onderwerpen af.
  • En uiteraard: vermijd spelfouten en andere slordigheden!

vinkjeFormat van de nieuwsbrief

Zorg ervoor dat uw nieuwsbrief er professioneel uitziet, dat u verzendlijsten eenvoudig kunt beheren en dat u aan de regelgeving voldoet.

 

  • Voor de opmaak van de nieuwsbrief kunt u gebruik maken van bestaande e-mailmarketingprogramma’s. Deze programma’s bieden de mogelijkheden om een vast en professioneel stramien vast te leggen die u, per nieuwsbrief, eenvoudig kunt vullen met tekst en beeld. In deze e-mailprogramma’s kunt u tevens de verzendlijsten eenvoudig beheren, bijvoorbeeld wanneer mensen zich uitschrijven of inschrijven.
  • Zorg er hoe dan ook voor dat u aan de wetgeving voldoet! U mag alleen nieuwsbrieven sturen naar adressen die u rechtmatig heeft gekregen, bijvoorbeeld omdat u contact heeft gehad met een bepaald persoon en hij/zij u het emailadres heeft verstrekt. U mag deze relatie dan eenmalig een bericht sturen waarbij hij of zij de keuze heeft of hij wel of niet meer geïnteresseerd is in de nieuwsbrief. Daarnaast moet in iedere nieuwsbrief een mogelijkheid tot afmelden bestaan.

Veel succes!!


Naar het overzicht van blog berichten