Viduro B.V.

Checklist: Effectieve communicatie in verandertrajecten

9 februari 2017

Checklist: Effectieve communicatie in verandertrajecten

Veranderingen brengen vaak onrust, onzekerheid en vragen met zich mee, zeker ook bij organisaties. Er zijn veel redenen waarom veranderingstrajecten kunnen mislukken en gebrekkige communicatie is daar één van. Met effectieve en heldere communicatie kun je weerstanden van betrokkenen intern en extern doorbreken en in het ideale geval deze personen zelfs enthousiast krijgen voor de nieuwe plannen.

Iedere verandering is anders, zo ook ieder verandertraject. Denk bij het succes van de verandering niet alleen aan de ‘harde zaken’ zoals werkplekinrichting, maar vergeet de 'zachte kant' waaronder communicatie niet! Voor het succesvol doorvoeren van een verandering is het belangrijk om al in de voorbereiding na te denken over de communicatie die je gaat inzetten. Ook tijdens de organisatieverandering zelf en zeker ook daarna speelt communicatie een belangrijke rol.

Voorbereiding


Maak een communicatieanalyse 
Maak een analyse van de communicatiedoelstellingen, stakeholders (de communicatiedoelgroepen) en belangen en houding van deze groepen. Breng in kaart wat de gevolgen per stakeholder zijn en wat hun reactie en eisen zullen zijn. Door dit in kaart te brengen, weet je welke weerstand je kunt verwachten en kun je hier met jouw communicatieboodschap en -middelen proactief op inspelen.

Richt een communicatieteam op
Bij een verandertraject zijn altijd meerdere mensen vanuit verschillende expertises betrokken. Stel een groepje mensen samen die verantwoordelijk zijn voor de communicatie. Zorg dat er naast communicatieprofessionals ook mensen uit de directie en het werkveld betrokken zijn, om zo verschillende inzichten te kunnen combineren.

Bereid een communicatieplanning, -boodschap en -middelen voor
Zorg dat er een gedegen communicatieplan klaar ligt voor de komende periode; met welke boodschap en welke middelen ga je doelgroepen bereiken. Gebruik hiervoor persoonlijke media zoals bijeenkomsten en tafelgesprekken, maar ook minder persoonlijke middelen. Nieuwsupdates kunnen bijvoorbeeld prima via social media gedeeld worden. In het communiatieplan staan de boodschap, de middelen en de planning uitgewerkt.

Boodschap
Maak in de boodschap het nut en de noodzaak van de verandering duidelijk. Een succesvolle verandering hangt af van de overtuiging van medewerkers dat dit beter is, ook al zijn er mogelijk negatieve gevolgen. Overtuig de mensen met heldere communicatie en houdt de stakeholders op de hoogte van de voortgang. Zorg ervoor dat er een centrale boodschap is, die de leidraad is van alle uitingen.

Middelen
Ontwikkel nieuwe middelen in het verandertraject om los van de bestaande middelen over de verandering te communiceren. Op die manier houd je informatie over de verandering en andere communicatie gescheiden. Denk aan een apart informatiebulletin en een aparte webpagina waar mensen geïnformeerd worden.

Communicatieplanning
Denk al tijdens de voorbereiding na over hoe communicatie ingezet wordt, zodat je niet ad hoc hoeft te werken. Hoe introduceer je het bericht, hoe ga je communicatie tijdens het proces inzetten om mensen te blijven informeren en hoe ga je nazorg bieden? Maak hier een planning voor met vaste data om nieuws uit te brengen.

Uitvoering


Begin intern
Bij een verandertraject zijn veel partijen betrokken. De grootste gevolgen heeft een organisatieverandering echter voor de interne stakeholders; de medewerkers en aandeelhouders. Begin ieder verandertraject daarom ook altijd intern. Informeer hen als eerste en betrek hen vervolgens ook bij de plannen. Vorm bijvoorbeeld projectgroepen waarin medewerkers over verschillende organisatorische zaken mee kunnen denken. Door ze te betrekken, creëer je begrip en draagvlak.

Besteed aandacht aan externe informatievoorziening
Parallel aan de interne berichtvoering, wordt de externe campagne uitgerold. De tijd dat intern en extern relatief gescheiden was, is sinds de opkomst van social media definitief verleden tijd. Stuur daarom een persbericht uit voordat er sensatiejournalistiek ontstaat door berichtgeving op social media.

Verzorg een continue informatiestroom
Na de ‘aftrap’ is het belangrijk om de interne en externe stakeholders regelmatig updates te geven. Door zelf open kaart te spelen en de voortgang te communiceren zorg je er voor dat mensen niet gaan speculeren. Zorg dus voor regelmatige proactieve berichtgeving, maar reageer waar nodig ook op berichtgeving van de stakeholders. Te denken valt aan negatieve berichtgeving op social media.

Nazorg


Communiceer eerlijk het eindresultaat 
Wanneer de verandering doorgevoerd is, communiceer dit dan met een frisse blik op de toekomst. Wees realistisch, sta ook stil bij de minder leuke zaken van het traject en het resultaat, maar bedank iedereen voor de inzet en spreek hoop voor de toekomst uit.

Zorg voor een opvolging
In de maanden na de verandering is het belangrijk om te blijven communiceren. Een verandering, bijvoorbeeld een reorganisatie, heeft grote gevolgen voor medewerkers doordat de cultuur of structuur van de organisatie veranderd is. Blijf middels communicatie investeren in een positieve beeldvorming.

Terug naar het overzicht