Viduro B.V.

Checklist: Klantgesprek

19 januari 2017

Checklist: Klantgesprek

Yes, je hebt een gesprek met een potentiële klant. Je hebt er lang over gedaan om deze afspraak te krijgen en nu is het een feit. Het gesprek vindt over twee weken plaats, dan is het niet super druk en nu kun je de afspraak tenminste goed voorbereiden. De weken vorderen en je agenda slibt dicht. Over twee dagen is de afspraak. Uiteindelijk rij je op de dag zelf naar de afspraak en heb je nog geen voorbereiding gedaan. Een kapitale blunder die vaak wordt begaan. Een geslaagd gesprek begint bij research. Onderstaand een checklist voor een gedegen voorbereiding en een goed gesprek bij een potentiële klant.

Planning afspraak

  • Registreer duidelijk waar, wanneer en hoe laat het gesprek plaatsvindt
    Indien hier onduidelijkheden over ontstaan, is dit niet professioneel. Bekrachtig de afspraak met een uitnodiging via Outlook.
  • Vraag altijd wie bij het gesprek aanwezig is
    Het is belangrijk te beseffen wie er aan tafel zit. Het weten van de functie is handig inzake de beslissingsbevoegdheid. Ook het aantal personen aan tafel is van belang vanwege bijvoorbeeld te maken prints.
  • Vraag of er presentatiemogelijkheden zijn indien nodig
    Als u iets wilt presenteren kondig dit van te voren aan. Het is voor beide partijen vervelend indien er geen presentatiemiddelen voorhanden zijn en het kost onnodig kostbare tijd om het stante pede te regelen.

Voor het gesprek: research

  • Bezoek de website van het bedrijf
    Een potentiële klant verwacht dat u het bedrijf ‘kent’. Het aantal medewerkers, het soort klanten, de branches waarin ze actief zijn, het aantal vestigingen en natuurlijk het weten van de exacte bedrijfsnaam, zowel geschreven als ook in uitspraak. Bijna te basaal voor woorden maar bij dit laatste gaat het vaak fout. Kijk uit met detailinformatie zoals omzetten en overige KvK-gegevens. Dit kan ongemakkelijk ‘vallen’.
  • Vraag aan personen actualiteiten over het bedrijf
    Hebt u in uw netwerk bekenden die iets kunnen vertellen over het bedrijf waar u op bezoek gaat, benut deze informatie. Het komt goed over indien u actuele informatie hebt die aanvullend is op hetgeen op de website staat of in een folder is vermeld.
  • Zoek gezamenlijke interesses en kennissen
    Naast het zakelijke aspect is het persoonlijke in een gesprek ook van belang. Het is handig te weten welke interesses degenen hebben die aan tafel zitten. Dit zodat een gesprek, alleen indien het past, ook een persoonlijke tint gegeven kan worden. Een opdracht krijgt u niet louter vanwege uw zakelijke kennis of te leveren product, maar ook op een match van gezamenlijke normen en waarden.

Voor het gesprek: doel stellen

  • Stel een gespreksleidsraad op
    Maak inzichtelijk hoe u het gesprek start, wat u beslist bespreekbaar wilt maken, wat u wilt vragen en welke tips en argumenten u eventueel gebruikt.
  • Stel een doel
    Van te voren moet helder zijn wat u wilt bereiken op het einde van het gesprek. Het kan louter kennismaking zijn, echter ieders tijd is kostbaar. Het is dus plezierig indien beide partijen er iets concreets aan kunnen overhouden. Dit kan een opdracht zijn maar ook gedeelde kennis.

Tijdens het gesprek: verwachtingen

  • Vervolgstappen en verwachtingen
    Maak duidelijk hoe u werkt en leg de stappen uit hoe u samen tot een eventuele deal kunt komen. Blik vooruit op het eventuele vervolgproces zodat verwachtingen helder worden. Vraag commitment voor deze aanpak zodat er geen misstanden kunnen ontstaan.
  • Sluit af met een concrete afspraak
    De betreffende afspraak moet het gestelde doel dichterbij brengen. Het kan een vervolgafspraak zijn, het uitbrengen van een offerte of nader uitzoekwerk voor het concretiseren van een potentiële opdracht.

Na het gesprek: opvolging 

  • Win vertrouwen
    Volg een overeengekomen actie op binnen de afgesproken termijn. De eerste slag is een daalder waard. Het bewijs dat u afspraken nakomt zet u betrouwbaarheid kracht bij. Indien er geen nadere afspraken zijn gemaakt (wat overigens een gemiste kans is), mail dan degene om te bedanken voor het gesprek en de vrijgemaakte tijd, wel zo attent.

Goed gesprek gewenst!

Terug naar het overzicht