De impact van informele communicatie in jouw organisatie

Interne communicatie: wat is de impact van informele communicatie in jouw organisatie? Knooppunten, olifantenpaadjes en wolken van betekenis geven je inzicht. 

Je kent waarschijnlijk de vergelijking van een organisatiecultuur met een ijsberg wel. Het grootste gedeelte van een ijsberg bevindt zich onder water. Net zoals dat het grootste gedeelte van cultuur niet direct zichtbaar is. Cultuur zit in mensen. Het zijn onbewuste en onzichtbare overtuigen, normen, waarden, motieven en gedragingen. Knooppunten, olifantenpaadjes en wolken van betekenis zijn drie voorbeelden van cultuuruitingen in een organisatie die zich onder water bevinden. Door deze informele communicatie inzichtelijk te maken, kan je hier als organisatie van leren en hier vervolgens op inspelen om zo de interne communicatie in je organisatie te versterken.

Olifantenpaadjes en knooppunten
Medewerkers delen vooral kennis en gedachten via informele lijnen in plaats van de systemen die hiervoor zijn opgezet zoals een intranet. Ze maken gebruik van zogenoemde olifantenpaadjes. Platgelopen paadjes in het gras omdat wandelaars een route wilden afsnijden of een eigen route wilden creëren. Zo werk het ook in een organisatie. Olifantenpaadjes zijn informele routes die mensen zelf bedenken en inzetten om sneller aan informatie te komen. In plaats van de vraag te stellen tijdens het wekelijkse teamoverleg loopt iemand bijvoorbeeld altijd naar de collega in de kamer naast hem toe. 

Olifantenpaadjes zijn niet verkeerd, want ze zijn voor een reden gecreëerd. Ga vooral op zoek naar waarom deze paadjes worden gelegd. Is informatie slecht toegankelijk of werken bepaalde systemen niet? Wanneer je dit weet, kan je hier op inspelen om zo de interne communicatie in je organisatie efficiënter en effectiever in te richten. Vinden medewerkers het wekelijkse teamoverleg  te lang duren. Denk dan bijvoorbeeld aan een dagelijks start-up moment van 10 minuten om iedereen bij te praten. Zo weet je zeker dat de informatie op een juiste manier wordt gedeeld en er geen ‘eigen’ verhaal ontstaan. Hetzelfde geldt voor knooppunten.  Binnen een organisatie zijn er altijd wel een aantal mensen die goed op de hoogte zijn van wat er allemaal speelt en met veel collega’s hierover praten. Dit zijn belangrijke informatie-knooppunten in jouw organisatie. Onderzoek wie deze knooppunten in jouw organisatie zijn, houd ze aangehaakt en zet ze in wanneer dit relevant is.

Wolken van betekenis
Tijdens een bijeenkomst deelt de directie dat er bezuinigd moet worden en dat plannen hiervoor in ontwikkeling zijn. Na de bijeenkomst gaan collega’s, zonder de aanwezigheid van directie, hierover in gesprek met elkaar. Bij het koffiezetapparaat, tijdens het teamoverleg of tijdens het carpoolen. Er ontstaan gezamenlijke wolken van betekenis. Door met elkaar te praten wordt er betekenis gegeven aan wat je zojuist hebt gehoord. Deze wolken van betekenis zijn ontzettend krachtig. Ze zijn veel bepalender voor het denken en doen van de medewerkers dan wat er is medegedeeld tijdens de bijeenkomst door de directie. Wanneer wolken van betekenis eenmaal zijn ontstaan zijn ze moeilijk te managen. Doorpraten in kleine groepjes is essentieel om invloed uit te oefenen op deze wolken van betekenis. Loop als directie of management een dag na de bijeenkomst even bij iedereen binnen om te vragen wat ze van de bijeenkomst vonden en om eventueel nieuwe vragen te beantwoorden. En agendeer het bijvoorbeeld als agendapunt tijdens wekelijkse overlegmomenten als het thema heel erg blijft leven in de organisatie. Blijf in gesprek om de wolken van betekenis te zien en te kunnen sturen. Inzicht in de olifantenpaadjes en knooppunten van je organisatie helpen je hierbij.

Wil je een keer sparren over de impact van informele communicatie in jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op!